La ricerca viene effettuata inserendo opportunamente uno o più termini nelle relative finestre di dialogo della maschera, accanto al nome del campo.
Gli Istituti, i Fondi e gli Enti, ordinati alfabeticamente, possono essere selezionati, utilizzando il mouse, dalle rispettive liste. Con le barre di scorrimento o introducendo da tastiera una lettera alfabetica a partire dalla quale iniziare lo scorrimento della lista si seleziona la stringa desiderata che sarà oggetto della ricerca. Si naviga nelle liste anche con i tasti Pagina su e Pagina giù.
Nella lista degli enti l'etichetta Az. raggruppa le imprese, l'etichetta Banca raggruppa gli istituti bancari, l'etichetta Giorn. raggruppa le testate giornalistiche, l'etichetta FA raggruppa le Forze armate; gli organismi militari, strettamente resistenziali, sono preceduti dalle seguenti etichette: Banda part., Brg. part., Btg. part., Comando brigate, Comando div., Comando piazza, Comando zona, Dist. part., Div. part., Gap, Gruppo, Raggr.
Definita la strategia di ricerca essa viene avviata facendo clic sul bottone "Premere qui per iniziare la ricerca". I valori introdotti da tastiera o selezionati dalle liste disponibili vengono obliterati facendo clic sul bottone "Premi qui per cancellare".
Nella casella "Intera scheda" è possibile introdurre:
1) una singola stringa, nella sua interezza oppure troncata con il carattere $, ad esempio resistenza oppure resist$; se è stato attivato il dizionario verrà restituita la lista delle stringhe presenti nel dizionario a partire da quella oggetto della ricerca;
2) due o più stringhe collegate tra loro dagli operatori logici booleani, come l' * (equivalente a and) e/o dagli operatori di ricerca a livello di campo e di prossimità come (f) [parentesi tonda lettera effe parentesi tonda], il . [punto] e il $ [carattere dollaro], questi ultimi due separati, prima e dopo, da uno spazio dalle stringhe oggetto della ricerca, come negli esempi seguenti:
a) lasciando nelle altre caselle i valori di default:
garibaldini . Spagna
combattenti . Spagna
brigata (F) Gramsci
batteria (F) Gramsci
rito . religioso
ritratti .. sposa
brigate .garibaldi
comando .
generale . cvl
direzione . alta
. italia
lager . nazisti
partito . socialista
. italiano
atti (F) cvl
atti . . . . . Cvl
[per cercare Atti del comando generale del Cvl]
atti $ $ $ $ $ Cvl [idem; il risultato sarà lo stesso solo nel caso in cui i termini della ricerca saranno uguali e di uguale numero]
campo (f) concentramento
Pci Federazione milanese * commissione . . . controllo [per cercare tutte le unità archivistiche, in tutta la banca dati, della Federazione milanese del Partito comunista italiano in relazione alla Commissione centrale di controllo]
b) avendo selezionato Novara, ad esempio, nella casella degli istituti:
federazione
federazione * socialista
Con gli operatori . e $ i termini oggetto della ricerca non possono distare tra di loro più di n parole ed n è il numero dei punti o dei dollari meno uno. Essi possono essere replicati e restituiranno tutte le schede in cui i termini ricercati sono immediatamente contigui, all'interno di un campo. Esempi: A . . B , A . . . B, nel primo caso tra A e B può esserci al massimo una parola, nel secondo caso tra A e B possono esserci almeno due parole; A $ $ B, A $ $ $ B, nel primo caso tra A e B deve esserci esattamente una parola, nel secondo caso devono esserci esattamente due parole.
L'operatore (F) restituirà tutte le schede in cui i termini ricercati sono presenti in un campo ma non contigui; l'operatore *, corrispondente all'operatore booleano AND, restituirà tutte le schede in cui i termini sono presenti, in ogni scheda, indipendentemente dalla loro ubicazione.
La ricerca per Persona avviene introducendo, nella casella deputata, il cognome e il nome oggetto della ricerca - separati da uno spazio - ; se non si conosce la corretta grafia del cognome esso può essere troncato con il carattere $; se non si conosce il nome introdurre il cognome seguito dal carattere dollaro ($). Esempi: Saracchi Gianni, Saracchi$.
La ricerca per Soprannome avviene introducendo, nella casella deputata, la stringa oggetto della ricerca. Esempi: Ercoli (per Palmiro Togliatti); Maurizio (per Ferruccio Parri).
La ricerca per Autore avviene introducendo, nella casella deputata, la stringa oggetto della ricerca con o senza troncamento. Esempi: Saracchi Gianni oppure Saracchi$; Anonimo; Bergamaschi Fausto.
La ricerca per Anno avviene introducendo, nella casella deputata, l'anno oggetto della ricerca in cifra araba. Esempi: 1936, 1937,1938, 1939.
La ricerca per Luogo avviene introducendo il toponimo, oggetto della ricerca, di qualunque livello (Austria, Milano, Castilenti, Piazzale Loreto). I toponimi che prevedano la stringa San vanno trascritti con S. Esempio: Sesto S. Giovanni per Sesto San Giovanni.
La ricerca per Editore avviene introducendo, nella casella deputata, la stringa oggetto della ricerca con o senza troncamento, con gli stessi criteri illustrati per il campo Autore. Esempio: Studio Saracchi
La ricerca per Stampatore avviene con gli
stessi criteri utilizzati per il campo Autore. Esempio: Fratelli Savona